4 passos para melhorar sua produtividade

cropped-53.jpgHá alguns anos atrás, estava na posição de gerenciar tarefas de uma equipe e apesar de tentar ser organizado, sempre fui um pouco desorganizado. Tive que tomar para minha vida a organização como um estilo de vida, e sim é.
Assim como muitos, talvez seja como você que está lendo essa página, não sabia muito bem por onde começar e dei muitas cabeçadas de um lado para o outro e perdi mais tempo que ganhei em produtividade e gerenciamento de tarefas.


O que não devo fazer nesse momento
A primeira coisa que fiz para tentar me organizar foi comprar uma agenda, baixei apps e li vários livros, criei muitos métodos de gerenciamento e perdi mais tempo os montando que executando ou sendo fiel ao que escrevia na minha agenda. Então, não criei uma lista ainda, não leia hunzilhão de artigos e livros. Não baixe os apps mais baixados na lista de melhores do seu serviço de aplicativos. Em outro artigo irei dar dicas de como escolher seu app e de alguns livros que irão lhe ajudar. No momento, apenas respire, peque uma folha de papel, um lápis ou uma caneta e tenha um tempinho para pensar.

Pense no que deve ser realizado agora
Este é um grande passo, muitas das vezes criei lista, na verdade amo listas de tarefas, mas cometia um grave erro que era fazer listas de coisas que gostava ou coisas que queria fazer e não de coisas que haviam necessidades de serem feitas, ou então negligenciava as tarefas mais importantes.
Peque a folha escreva nela caixa de entrada, uso esse termo por causa dos livros e metodologias que li, nessa folha comece a fazer tópicos de tudo que acha que deve ser realizado, tudo que você quer tem que fazer e tudo que deseja fazer. Depois olhe bem para sua lista e marque pode ser um um quadradinho, todas as tarefas que acredita possam ser realizadas nesse momento, que não demore muito. FAÇA! Pode ser qualquer coisa, enviar um e-mail, pagar uma conta, qualquer coisa que seja rápido de ser executado, entorno de dois a cinco minutos para terminar cada tarefa. Isso vai tirar todas as pequenas e rápidas tarefas do seu caminho.

Organizando a lista
Agora que você conseguiu realizar suas pequenas tarefas vamos organizar sua lista de afazeres. Olhe para sua lista e tente ver o que há de comum em cada uma delas, talvez você seja como eu e tenha uma lista de coisas que tenha que fazer quando está no computador, um grupo de coisas que tem que fazer quando está no escritório, algumas coisas para fazer na rua e algumas tarefas do lar. Sendo assim você teria um grupo de coisas como o exemplo:
  • Computador:
    • Escrever artigos para o blog
    • organizar meus e-mails
    • Fazer atualização do anti-vírus
    • Baixar apostilas sobre palestras
    • Baixar receita de maminha no forno
    • Verificar propostas e orçamentos
    • Fazer planos de aula
  • Escritório:
    • Fazer escopo do projeto de arte
    • Fazer ilustração para casa de show
    • Responder os e-mails da empresa
  • Rua:
    • Comprar resistência do chuveiro
    • Passar na loja de artigos de desenho
    • Passar no banco para fazer depósito para o Juan
    • Passar na loja do Rafael para fechar orçamento
  • Lar:
    • Trocar resistência do chuveiro
    • Fazer a receita de maminha no forno
    • Limpar o quintal para jogar RPG

Agora que você separou tudo que tem que fazer por categorias, ou grupos, você deverá fazer essas tarefas quando estiver no local. Entretanto, note que estar no computador independe se estou do escritório, em uma cafeteria ou em casa. Entretanto, tenho a obrigação de avisar sobre um erro que cometi. Quando comecei a fazer esse tipo de lista, seguia o que havia lido e começava a fazer as tarefas de cima para baixo da lista sem me questionar. Mas ai vi que isso não estava funcionando, tive que mudar alguns parâmetros para minha realidade e talvez seja a sua também.  Percebi isso, quando não conseguia fazer todas as tarefas daquela categoria, haviam dias que tinha muitas coisas para fazer no escritório e ficava muito frustado em não completar minha lista de tarefas, comecei a passar para outro dias, mas ai na manhã seguinte mais coisas eram acrescentadas na lista e elas só cresciam. Para não ter esse mesmo problema tente criar prioridades de urgência.

Olhe para sua lista e dê para cada tarefa em sua categoria um número de pode ir de 1 maior prioridade a 4 menor prioridade, sendo assim sua lista poderia ser algo assim:
  • Computador:
    • Escrever artigos para o blog (2)
    • organizar meus e-mails (1)
    • Fazer atualização do anti-vírus (2)
    • Baixar apostilas sobre palestras (2)
    • Baixar receita de maminha no forno (3)
    • Verificar propostas e orçamentos (1)
    • Fazer planos de aula (1)
Minha dica é crie no máximo três prioridades com nível 1. Essas devem ser realizadas mesmo, crie espaço de tempo para realizar, use técnicas de foco etc. As de nível 2 você pode fazer assim que tiver terminado as de nível 1 ou durante um intervalo das de prioridade máxima. As de nível 3 podem ser executadas no finalzinho mesmo, mas que não terão grande impacto no seu dia a dia.

Então relembrando:
  1. Papel e escreve seus afazeres
  2. Coloque-os em categorias
  3. Dê prioridades para cada tarefa dentro da categoria
  4. Quando estiver no local ou no estado da categoria execute da mais urgência e com maior nível de complexidade.
Há muitas outras técnicas e estou colocando várias delas aqui no site para ajudar vocês.

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