Use sua agenda android para organizar sua vida e seus negócios

Olá amigos, muitos perguntam que tipo de agenda ou aplicativo uso para me organizar e quais metodologias ou truques aplico na minha vida e claro nos negócios.

Nesse post você vai encontrar dicas simples que qualquer pessoa pode fazer na sua agenda google para smartphone:

  • Adicionar eventos
  • Definir notificações padrão
  • Duração padrão dos eventos
  • Configurar eventos recorrentes
  • Alterar o modo de visualização
  • Cores para suas agendas
  • Configurar METAS
  • Começar a semana por dia diferente
  • Dar concluir rapidamente em uma tarefa

Antes no entanto preciso fazer algumas considerações: a escolha da agenda do google é meramente para simplificar sua escolha, visto que é um aplicativo que já vem instalado em muito celulares com sistema android. É uma escolha perfeita para quem já usa o Google for Works (Google para Negócios) essa integração é muito poderosa e realmente recomendo.

Nesse post não irei falar a fundo das metodologias GTD ou Pomodoros, as quais faço uso no gerenciamento de tarefas. Esse assunto poderei fazer mais detalhado em uma próxima oportunidade. Se desejar conhecer um pouco mais dessas metodologias recomendo a leitura de dois artigos aqui no blog:

Agora vamos aos truques para otimizar sua agenda

App agenda café com jasper designer

Adicionar eventos

Minha agenda é um território sagrado, só entra nela eventos que realmente irei fazer, não coisas que pretendo realizar. Dessa maneira para criar um evento basta tocar no circulo vermelho com o sinal de mais. Três ícones irão se apresentar, uma bandeirinha para metas, um dedo com laço e uma calendário. Toque no ícone do calendário em vermelho para começar a criar seu evento.
Algumas opções muito interessantes irão surgir e que podem lhe ajudar:

  • Título do evento. Com o tempo o seu smartphone vai aprendendo conforme você vai digitando e ele irá lhe mostrar algumas opções no auto completar.
  • Escolha agenda. Aqui se você usa agenda compartilhada com sua equipe ou tem mais de uma agenda como é o meu caso, veja os exemplos a seguir:
    • Escritório para as atividades do Estúdio de Marketing e Design
    • Curso para as atividade do curso de Artes Digitais que leciono 
    • Lazer para as atividades com meus amigos e familiares como churrasco ou uma reunião de RPG.
  • Escolha um horário. Minha dica aqui é escolher no mínimo com 30 min antes do horário real ou marcar na hora de sair, colocar a hora exata em que ocorrerá o evento me faz pensar que ainda tenho tempo sobrando e esse era um dos motivo dos meus atrasos no passado. Então se tenho que estar em um local às 13h e sei que tenho que sair às 12h20, esse é o horário que preencho. O mesmo vale para o termino da reunião, sei por experiência que poucas são as reuniões que terminam e todos vão para seus escritórios, a grande maioria fica alguns minutos ainda trocando cartões ou simplesmente conversando. Desta forma se um evento está para terminar as 15h defino como 16h.
  • Definir um local. Ajuda o seu GPS a encontrar rotas mais curtas, pode ser transporte público ou mesmo privado.
    Notificação é um alarme sonoro para te lembar que o evento vai começar, irei falar mais a frente dele.
  • Convidar pessoas. Se o seu evento tem mais pessoas envolvidas, você pode convidá-las para participar da sua agenda e todas receberam um alerta.
  • Cores pode ser usada para destacar um evento
  • Adicionar uma nota é importante, descreva quais os objetivos ou resultados espera com esse evento. Isso facilita bastante, principalmente quando agendamos algo por uma data distante ou quando compartilhada com várias pessoas.
  • Anexar um arquivo é ideal quando se trabalha em equipe, você pode colocar um doc, uma planilha ou uma apresentação para que todas tenham uma ideia sobre o assunto
  • Ocupado, marque como ocupado para que saibam que durante esse período não está disponível e informar ao sistema do seu celular para entrar no modo de reunião automaticamente. O modo reunião faz com que o seu aparelho vibre ao invés de tocar.

Definir duração da notificação padrão

Como usar agenda google café com jasper
Eventos, várias Agendas e Recorrente

Quando sou notificado quero ter algum tempo para poder me preparar para o evento, seja desligar o computador ou fazer uma pequena revisão. Como sou usuário da metodologia Pomdoro posso estar no meio de uma tarefa e não vou querer sair do foco.

Configurando

Determino a notificação indo no menu (botton burger), alguns chamam esse botão de hambúrguer, principalmente os gringos. Role até configuração, selecione a agenda que deseja em seguida toque em notificações padrão. Irá surgir uma popup mostrando: sem notificações, 10 minutos antes, 20 minutos antes… personalizado. Determine o que achar melhor com seu ritmo de vida, no caso da agenda do Curso configuro com 20 minutos, isso me da bastante tempo caso esteja fazendo algo muito importante.

Quem usa o GTD e outras metodologias geralmente usa uma agenda com pelo menos 3 dias a frente. Então nada mais lógico que ser notificado desses eventos que virão nos próximos dias. Nesse caso, toque em personalizar e adicione Dias antes, 1 ou 2 já é o suficiente.
Esse recurso pode ser usado para lembrar da entrega de um trabalho acadêmico, relatório que lhe foi solicitado ou até mesmo para comprar algo para aquele festinha.

Como definir a duração dos eventos

Por padrão sua agenda irá vir configurada com períodos de 30 minutos de um evento, mas você pode alterar para outros como por exemplo 60 minutos, o que é a mais comum em outras agendas. Há um outro motivo pelo qual faço essa mudança para 120 minutos, se você pensou Pomodoros pensou certo. Os meus momentos são divididos em 4 pomodoros de 20 minutos de foco, 3 intervalos curtos de 5 minutos e 25 minutos para os meus intervalos longos, bem generoso não? Isso dá exatamente 120 minutos.

Configuração

Acesse o botão menu / configurações / geral / Duração do evento. Toque e será mostrado algumas opções que vão 15 minutos até 120 minutos de duração padrão.

Eventos recorrentes

Quando usava agenda de papel, duas coisa me tiravam muito do meu tempo, ficar marcando os eventos recorrentes, aqueles que você tem fazer toda semana ou todo mês, como pagar uma conta de água, fazer um blog post ou enviar um relatório para seu gerente e outro era anotar para o dia seguinte coisas que ficaram pendentes. Ainda bem que hoje existem essas maravilhas digitais. Se o seu problema são as tarefas ou eventos recorrentes agora temos a solução.
Ao criar um evento basta tocar em Não repete. Ao fazer isso será mostrado algumas opções para tornar esse evento recorrentes, escolha entre: Todo dia, Toda semana, Todo mês, Todo ano ou Personalizado.
Eventos que se repetem todos os dias podem ser: almoços, hora de fazer oração ou hora para leitura, enquanto eventos anuais podem ser: doação de sangue ou aquele check-up da saúde.
Também podemos atribuir recorrência a eventos já criados. Selecione o evento, em seguida no ícone com um lápis para editar e no ícone da seta circular, repetição. Com isso ganhamos algum tempinho a mais na nossa semana ao fazer a revisão semanal.

Alterar o modo de visualização dos eventos

Por configuração padrão a agenda do google irá lhe mostrar seus compromissos em cartões, alguns com doodles como almoço, cinema, etc. Esses doodles são desenhos que tornam a visualização mais agradável e clara do evento. Se tiver necessidade de visualizar os eventos em horas ou dias, pode se fazer essa alteração da seguinte forma: toque no menu e em seguida: Dia para visualizar somente eventos daquele dia, Três dias para visualizar os 3 dias juntos e poder se programar.
Há também as opções Semana e Mês, mas usar esses modos na tela de um celular por maior que seja a tela como de um Galaxy Note não me pareceu muito agradável, como hoje estou com uma Moto X a sensação é ainda a mesma já que a tela é menor.

Cores, cores, cores…

Cores são realmente uma das coisas que fazem nossa vida ainda mais alegres e não poderia ser diferentes no uso de uma agenda funcional.
Uso cores para destacar as agendas entre si. azul para o @Escritório, vermelho para @Curso e laranja para @Lazer. Mas ainda posso dentro desse meu colorido repertório atribuir cores para destacar eventos de cada agenda. Geralmente quando o evento é muito importante uso uma tonalidade mais clara ou mais escura das cores já selecionadas. Assim quando quero destacar uma webinar que tenho que fazer no escritório uso um azul mais escuro, quando tenho uma turma iniciando um módulo novo no curso uso um vermelho mais claro e quando sou eu quem irá ser o mestre de uma aventura de RPG destaco com um laranja mais escuro.
Para alterar as cores toque no evento já criado, depois no ícone do lápis para editar e role até encontrar Cor padrão. Tocando irá se abrir algumas opções com nomes que vão do Tomate ao Grafite. Não sei o motivo da google escolher esses nomes, mas só escolher a tonalidade que deseja.
Respire um pouco, as próximas dicas são de tirar o folego mesmo.

Configurar METAS

App Agenda Café com Jasper
Metas e Lembretes

Não tenho tempo de ler, não tenho tempo para caminhar ou gostaria de aprender algo novo, mas não tenho tempo. Parece que a Google ouviu nossos pensamentos e criou um recurso assustador, que foi batizado de METAS.
Esse recurso faz um escaneamento na sua agenda e encontra janelas de tempo nas quais se pode incluir Exercícios, Aprender algo novo, Ter tempo para a família ou ter Tempo só para você. O que achei mais legal é que esse recurso realmente encontra espaço, mesmo que seja em dias ou horários diferentes, ele adapta a sua rotina da agenda.
Faça o mesmo procedimento como se fosse criar um evento, toque no circulo vermelho com sinais de mais no canto inferior da tela e em seguida em Metas, um ícone com uma bandeira.

Cinco cards irão aparecer para você:
  • Exercícios
  • Aprender lago novo
  • Família e amigos
  • Tempo só para mim
  • Organizar minha vida

Ao escolher qualquer um deles irá se expandir lhe perguntando Qual atividade? Todas tem algumas sugestões padrões como: Malhar, aprender um novo idioma, Jantar com a família… e personalizar onde se pode colocar uma meta realmente exclusiva como: jogar game, ler um capítulo de livro, caminhar na praça, etc.
Assim que você escolher qual meta deseja, selecione Com qual frequência?
1 vez por semana, 2, 3 ou todos os dias.
Em seguida Por quanto tempo?
15 minutos até 2 horas
Para terminar escolha Qual melhor horário?
Manhã, tarde, noite ou em qualquer horário. O recurso irá mostrar um resumo das escolhas e em qual agenda será incluído a meta. Confirme e veja o resultado, lindo não é mesmo?

Mudar o dia em que a semana começa

Por muitos anos foi educado que a semana começa no domingo, que domingo é santo. Por anos usei minha agenda começando no domingo, entretanto fiz algumas mudanças e comecei a usar a configuração de começar minha semana pela segunda e tive algumas vantagens.
A primeira foi que o final de semana composto por sábado e domingo ficaram agrupados e na minha mente ao olhar para a agenda faz mais sentido a Segunda-feira ser o dia para começa a semana me dando mais ânimo, não fica parecendo que a segunda é um dia preguiçoso. Antigamente quando o domingo era o primeiro dia da semana na minha cabeça começava a semana descansando e no segundo dia tinha que trabalhar, isso era muito ilógico e acho que é isso que ocorre com a maioria das pessoas. Quando mudei esse pensamento e coloquei o domingo como último dia na agenda tive a impressão de usar o domingo para descansar, renovar energias como em um final de processo. Tente e me diga se funciona com você também.

configuração

Vá em configurações / geral / Início da semana e escolha a melhor opção que se encaixa no seu modo de trabalhar.

Dar concluir rapidamente em um lembrete

Criamos eventos, metas e agora vamos ver os lembretes. Assim como os demais criar lembretes é só ir no círculo vermelho com o sinal de mais e selecionar o dedo com laço. Mas aqui entra algumas outras alternativas muito interessantes.
Google Keep: Esse é um tipo de post-it virtual, se você adicionar um lembrete nele, vai aparecer na sua agenda.
Inbox: Uma app alternativo ao Gmail também da google, com o Inbox você tem certos controles adicionais ao gmail e pode adicionar lembretes, como por exemplo colocar para responder um cliente. Também aparecer na sua agenda.
Bandeia lateral do Android: Movendo a tela inicial padrão do android puro, você chega a bandeja lateral onde estão os cards do google now. Tocando no canto superior, o botão hambúrguer lembra? Será mostrado uma aba de configurações do seu perfil no android. O primeiro ícone é do dedo com laço para adicionar um lembrete.
Recurso de voz: Muitas vezes prefiro usar o recurso de voz, seja por achar mais rápido ou por estar com as mãos ocupados como agora, digitando esse texto. Ao adicionar um lembre por voz ele também irá para sua google agenda.
Agora que você já sabe criar lembretes de diversas maneiras o modo mais rápido de marcar como concluído é deslizar para o lado.

Conclusão

Vimos como é poderoso e cheio de recursos a agenda do android e também algumas maneiras de implementar produtividade em nossa vida usando recursos digitais.
Entretanto uma agenda super funcional não é nada se você não se organiza, procrastina e não cria hábitos melhores.

Aproveite então e leia os seguintes assuntos:

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