Como fazer Pomodoros no Wunderlist


VME-Pomodoro-technique

Recentemente estou testando mais uma metodologia de otimização de tempo e de tarefas, ela se chama POMODORO, esta técnica é bem simples e está funcionando juntamente com as outras técnicas.

Não irei descrever a origem do nome e seu criador, para saber mais sobre esse assunto, caso você queira se aprofundar em como ele surgiu recomendo visitar o site http://pomodorotechnique.com/ ou baixe o PDF do livro Técnica Pomodoro. ok! Boa leitura. Mas como funciona está técnica?

Vamos lá a um breve resumo do Pomodoro
A técnica se resume em você separar algumas minutos para fazer acontecer, brincadeiras a parte, você deve separar para cada tarefa de Pomodoro 25 minutos, durante este tempo você executa alguma tarefa e 5 minutos de Pomodoro como recompensa, descansar, meditar, beber água, visitar o facebook ou ler o meu blog. Para um conjunto de quatro pomodoros ou ciclos você tira 30 minutos, pelo menos eu tiro 30. Agora vou explicar um pouco mais detalhado a técnica e, claro, como utilizar usando o Wunderlist.

Listas, listas e mais listas, por que amamos listas
A primeira coisa que você terá que criar é uma lista de coisas que deseja fazer ou melhor, que tenha que realmente fazer. Se você assim como eu já é usuário do Wunderlist ou de qualquer outro programa de To-Do, deve ter um monte de listas de coisas para fazer. Se por algum motivo não é usuário deste tipo de aplicativo recomendo dar um lida nos meus post anteriores e baixar o programa ou instalar no seu computador ou no seu navegador Chrome. Essa é a grande vantagem do Wunderlist, ser multi plataforma.

Então vamos lá, crie suas listas de tarefas ou desejos, pode ser algo como:

  • Ler os capítulos 4-8 do livro de regras
  • Fazer lista de compras mercado
  • Separar CDs de games do XBOX antigos
  • Escrever relatório sobre produção da equipe de desenvolvimento
  • Pesquisa sobre administração do tempo e técnicas para pós-graduação
  • Pesquisar preços de ferramentas para jardinagem
  • Consertar ventiladores de teto
  • Ler revistas sobre tecnologia
  • Separar fotos para revelar e queimar um DVD
  • Jogar XBOX
  • Assistir Prision Break
  • Estudar CMS do WordPress
  • Enviar convite via Facebook para reunião do fim de semana

Vou assumir que todos que estão lendo este post são usuários de Wunderlist, se não for, como já mencionei antes, leia meus post anteriores.

wunderlist-winphone

No Wunderlist eu criei algumas listas que separo nas seguintes categorias:

AGENDA /COMPROMISSOS, CURSOS/ESTUDOS, JOBS, ETC.

Pego a minha lista de tarefas e as arrasto para as categorias que criei. Outro ponto importante, dou para cada tarefa uma data de prazo final, uma deadline. Assim, o programa irá me dizer quais são as minhas tarefas vencendo hoje, amanhã e todos para semana. Isso me ajuda muito para separar as minhas tarefas com mais prioridades e as mais importantes(estrelinha) .

Vamos fazer os Pomodoros

Com as suas listas prontas e separadas por categorias podemos programar nossos pomodoros, mas antes deixe-me fazer um comentário muito importante. Os Pomodoros, são medidas de tempo, uma métrica para focar em fazer uma atividade, uma tarefa, algo que, digamos não tivéssemos vontade de fazer ou de procrastinar. Sendo assim, vamos usar a lista anterior como exemplo do que não vai para os Pomodoros.

  • Ler revistas sobre tecnologia
  • Jogar XBOX
  • Assistir Prision Break
  • Estudar CMS do WordPress

Estes itens são lazer para mim, então não tenho que colocar em uma métrica de minutos, até posso dizer que vou jogar XBOX ou ler minhas revistas em uma dada hora, mas não que vou jogar por 25 minutos. Sendo assim, o que for lazer ou que não seja uma métrica, não coloque nos Pomodoros, coloque na agenda.

Outras “tarefas” que não irão para os Pomodoros são:

  • Separar CDs de Games do XBOX antigos
  • Pesquisar preços de ferramentas para jardinagem
  • Enviar convite via Facebook para reunião do fim de semana

     

    Estes itens da lista podem ser feitos durante os descansos de 5 minutos ou no de 30 minutos e não são tarefas complicadas que necessitem de grande foco. Separar os CDs, pesquisar preços e principalmente enviar mensagens ou visitar o facebook são quase um lazer também, mas necessitam de alguma atenção.

    O que vai para os Pomodoros?

  • Ler os capítulos 4-8 do livro de regras
  • Fazer lista de compras mercado
  • Escrever relatório sobre produção da equipe de desenvolvimento
  • Pesquisa sobre Administração do tempo e técnicas para pós-graduação
  • Consertar ventiladores de teto
  • Separar fotos para revelar e queimar um DVD

     

    Na verdade estamos Anotando e Processando. (já vimos isso em outras técnicas, não é mesmo?)

    Ainda em processar, tente identificar as tarefas que podem durar menos de 25 minutos e as agrupe. No exemplo acima, acredito que Fazer lista de compras do mercado não dure tanto assim, então vou agrupar com Separar fotos e queimar um DVD.

    Pense também em quanto tempo você acredita irá levar para completar cada tarefa anotada, faça uma estimativa. Cada 30 minutos (25 fazendo e 5 descansando) é um Pomodoro. No Wunderlist faça uma marcação com (*), ficaria mais ou menos assim:

  • Ler os capítulos 4-8 do livro de Regras*** (3 pomodoros)
  • Escrever relatório sobre produção da equipe de desenvolvimento** (2 pomodoros)
  • Pesquisa sobre Administração do tempo e técnicas para pós-graduação** (2 pomodoros)
  • Consertar ventiladores de teto* (1 pomodoros)
  • Separar fotos para revelar e queimar um DVD/Fazer lista de compras mercado**

    Como cada (*) representa um Pomodoro, que é igual a 30min dois são 1h, três são 1h30 e quatro são 2h dedicadas a fazer os Pomodoros. Note no entanto que a cada quatro pomodoros há um intervalo de 30 minutos. Então o Pomodoro é uma medida para estar fazendo a tarefas, mas necessariamente você tem que concluir em um Pomodoro uma tarefa.

    Agora vamos fazer
    Pegue seu smartphone e coloque um Timer de 25 minutos, pode ser um alarme para tocar ou um temporizador, você pode baixar também apps na loja do seu smartphone, busque Pomodoro, que muitos irão aparecer. Eu uso o meu temporizador do Galaxy Note 2.

    No caso comecei, claro com, Ler os capítulos 4-8 do livro de regras***. Determinei que vou levar 3 pomodoros para concluir essa tarefa. Entretanto durante meu primeiro pomodoro aconteceram algumas interrupções. A primeira, lembrei que queria comprar leite. Esse tipo de interrupção é chamada de Interrupção Interna. É quando você ou seu cérebro quer sabotar sua atenção para algo que ele acha mais legal do que você está fazendo. Simplesmente anote na caixa de entrada e sinalize com um (‘) para que se possa saber que essa anotação foi uma interrupção. Depois lembrei que tenho dois CDs emprestados, anotei Call of Duty com Marcos e Castlevania com Eduardo (Gordo). Também achei melhor ligar para um técnico em eletricidade que eu mesmo tentar resolver o problema do ventilador, anotei pesquisar eletricista. Por fim os primeiros 25 minutos se passam e o timer toca. Se deve parar imediatamente. (ISSO É UMA REGRA ABSOLUTA)

    Durante os 5 minutos vou beber água e anoto o Leite na lista de compras e os títulos do XBOX nas suas respectivas listas, também transformo uma tarefa em outra. Pesquisar eletricista entrou no lugar de consertar ventilador de teto.

    Tocou novamente para iniciar o segundo pomodoro da tarefa, marco um X na frente da tarefa e fica assim: X Ler os capítulos 4-8 do livro de regras***., O (X) é para marcar quantos pomodoros está se fazendo. Durante este segundo pomodoro, tenho mais algumas interrupções. Lembro que tenho que fazer um pagamento daqui a dois dias e uma pior, minha gerente me liga para confirmar alguns dados sobre o trabalho, essa é uma Interrupção Externa, você não tem controle sobre ela. E nesse caso tive que atender. A conversa durou cerca de 15 minutos, mas o Pomodoro tem regras, ele é indivisível e não pode ser interrompido. Sendo assim, ajusto meu timer assim que termino de conversar com minha gerente. Durante esses 25 minutos, meu WhatsApp me alerta sobre uma conversa, outra Interrupção Externa, mas desta vez envio uma msg dizendo que estou ocupado e que daqui alguns minutos vou voltar e responder a pessoa. O timer toca e estou pronto para meus 5 minutos de descanso, o qual gasto no WhatApp e enviando os convites da reunião no Facebook. Meu próximo pomodoro é o ultimo do que eu previ, mas percebo que estou nem na metade do capítulo 6. Marco mais um X e começo meu terceiro Round. Durante este terceiro pomodoro tudo ocorre bem, mas não consigo terminar de ler os capítulos. Agora tenho decidir se coloco mais um pomodoro para terminar minha leitura ou se passo para outra tarefa. Decido que vou gastar mais um pomodoro e terminar a tarefa, marco mais um X e começo meu quarto pomodoro. Porém, antes de terminar os 25 minutos eu termino de ler os capítulos, como na regra do Pomodoro, não se pode dividir um pomodoro ou finalizar antes de tocar o timer faço uma pequena revisão nas anotações que fiz dos capítulos. Olhando para a linha da tarefa ficou assim: X X X X Ler os capítulos 4-8 do livro de regras***. Onde o planejado foram 3 pomodoros e os gastos foram 4. OPA! intervalo de 30 minutos. Aproveito para ler algumas matérias das minhas revistas de tecnologia.

  • No final do dia consegui completar minhas tarefas, ou quase…
    Na verdade deixei para separar os Cds de fotos para outro dia, o importante é que os mais importantes foram feitos. Li os capítulos do livro, fiz o relatório, fiz minha pesquisa sobre administração de tempo e liguei para um eletricista. Outro ponto que tenho que destacar é que no sistema você deve marcar as interrupções internas com (‘) e as externas com (-) para poder as incluir em uma outra lista chamada de Urgentes mas não planejadas, a qual eu particularmente não faço uso. Eu adaptei a minha realidade e quando há uma interrupção a coloco em uma lista de AGENDA/COMPROMISSOS ou mesmo cria alguma nova.

    Lista POMODORO
    Ok, vou contar um segredo, meu primeiro teste foi criar uma lista chamada POMODOROS, mas não funcionou comigo, ficou mais fácil e simples administrar a lista HOJE usando o recurso de colocar um vencimento. A tag #POMODORO fui testada, mas também não achei eficaz, o que recomendo é que utilize e testes vários recursos acredito que você tem uma realidade diferente da minha e o que não deu certo para mim pode dar certo com você.

    Processar e identificar prioridades
    Antes de concluir este post, quero ainda deixar claro que a técnica Pomodoro é muito eficiente, deve ser estudada e adaptada as suas necessidades, mas há algo muito importante que está antes do Pomodoro que aprendi com ZTD.

    Anote, anote tudo em um caderno ou faça como eu, anote na  caixa de entrada do Wunderlist, simplesmente anote. Depois processe, este é o momento em que você deverá pegar o que está na caixa de entrada e colocar em suas listas de contexto. Durante esse processo, identifique o que é prioridade e importante e marque uma estrelinha. Ainda processando defina uma data para vencimento ou em que dia pretende fazer a tarefa. Organize de cima para baixo o que deve ser feito primeiro e siga essa ordem.

    Processar para mim é um dos momentos mais importantes do dia, por isso tiro a primeira parte do dia bem cedo para fazer isso, também processo rapidamente quando recebo alguma informação, se tenho uma tarefa anoto na caixa de entrada e olho em qual lista ela se encaixa e qual prazo dou para ela, coloco também um lembrete de tempo.

    Acredito que assim os Pomodoros são muito mais eficientes e espero ter lhe ajudado a utilizar a técnica, ou pelo menos, lhe incentivado a testar esse recurso fantástico de pro-atividade e  foco juntamente com esse app que acredito ser muito útil e que facilita a sua vida.

    the-pomodoro-technique

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