Super dicas de utilização de listas de tarefas no Wunderlist para Android


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Boa noite a todos, hoje meu assunto é novamente listas de tarefas e otimização de tempo ou de tarefas. Se você leu meu blog por algum tempo sabe que estou testando vários métodos de otimização do tempo e de tarefas. Me vi muito feliz com o livro do David Allen, A Arte de Fazer Acontecer e com o metodologia GTD, apresentada no livro. Também sabe que usei o outro método que é o ZTD ou Zen To Done. Mas, isso não importa meu amigos, pois aos poucos as coisas vão mudando e acontecendo e você vai adaptando sua realidade ao que está a sua volta. E é justamente isso que estou apresentando hoje uma outra, e talvez, mais simples forma de manter e criar lista de tarefas com Wunderlist.

Wunderlist, mas porquê o wunderlist e não o Evernote ou Any.Do ou as listas do Splanner?
A resposta aqui vai para a mobilidade e multiplicidade. O evernote é muito bom para guardar notas, mas ainda não achei ele bom para gerenciar listas, eu tentei. O Any.Do é muito bom, mas falhou no lance de não ter um aplicativo para Windows, se vc não se importa com isso, pode usar o Any.Do. O Splanner do GN2 é muito bom, mas e quando eu quero fazer uma lista quando estou sem meu dispositivo em mãos? Há muitas falhas de sync entre o google agenda e o Splanner (lamentável). Por isso, o meu escolhido foi o Wunderlist.

O que aprendi com GTD
Pode parecer besteira, mas o GTD e o ZTD me mostraram como as listas são importantes, elas são o elo entre todos os outros aspectos em seus métodos. Então a primeira coisa a fazer é criar listas, listas para anotar tudo que vier em sua mente, a qualquer momento em qualquer lugar. Eles chamam isso de captura. Geralmente vai para a caixa de entrada. Vou explicar melhor em breve. Depois você arruma a caixa de entrada em listas de coisas para fazer quando estiver nesses locais ou quanto estiver fazendo algo e você ainda pode colocar em sua agenda os compromissos. Tirar um dia para… pronto já ficou complicado para mim.

E o  ZTD?
Com o Zen To Done, é quase a mesma coisa, você captura, anota em listas com marcações e marcar as mais importantes para fazer, pensa a longo prazo, planeja fazer algo a mais com a sua vida… epa!

O que é comum estre estes métodos e outros que li?
Além das listas, há dois fatores muito importantes que sem eles, nem minhas dicas irão poder ajudar, se chama fazer ou executar a próxima ação.

Este é o principal conceito e você deve ter sempre ele em mente. Se a tarefa que você recebeu, criou ou agendou irá durar entre 2 a 5 minutos, pode ser até um pouco mais. Não pense em deixar para depois, FAÇA! O outro conceito é: se você marcou uma tarefa para hoje como importante. Então ela é importante, foque nela da melhor maneira possível, se você foi interrompido, o que é comum em um escritório, marque novamente para continuar a tarefa, sempre se dedique ao máximo que possa a tarefa até ela ser concluída. Não confunda as tarefas que são realmente importantes com as tarefas que você deseja realizar primeiro. Isso também é um erro. Suas tarefas não são uma prova do Enem, não tem esse lance de fazer as que você sabe primeiro e deixar as outras para o final. Faça as que são realmente importantes, as que irão fazer suas listas andarem ou as que terão algum meio de poder serem mensuradas com sua realização. Claro que se dentre as tarefas você tiver como realizar as mais importantes e eles serem as que gostaria de fazer ótimo, mas pela minha experiência, geralmente as mais importantes são as que menos queremos meter a mão na massa para realizar. Posso incluir um terceiro fator para ajudar na produtividade que é: delegar, não tenha medo de delegar tarefas as quais não competem a você ou que outro poderá fazer melhor.

Agora sim, as dicas das listas!

CAPITURA ou CAIXA DE ENTRADA
Conforme mencionei, todos os métodos que estudei pregam que se deve anotar tudo que vem em nossa mente, tudo que nos é solicitado e tudo que desejar fazer. Seja ler um livro, ver um anúncio, ir ao parque com os filhos ou marcar uma reunião.

Nesse ponto o Wunderlist tem seus truques para você conseguir tudo isso. Claro que estiver com seu smartphone basta abrir o aplicativo e anotar o que lhe foi solicitado ou sua ideia. Mas vamos além, você está navegando por um site de viajem e quer guardar para ver depois. Geralmente, se vai aos favoritos ou marca no Evernote, mas se você tiver no chrome e tiver um app do wunderlist instalado, basta clicar nele e ele irá salvar uma cópia do link em uma lista que ele cria automaticamente ou salve em uma que definir. Esse recurso, pode parecer simples, mas quando estiver vendo suas listas você irá se deparar com ela e então vai poder decidir o que vai fazer.

Se você usa o Evernote para isso, tudo bem. Só não esqueça de depois voltar ao elefantinho verde para ver sobre o site que guardou. Guardar esse link na caixa de entrada é o melhor, pois você terá que decidir o que fazer com ele mais tarde.

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Aqui um exemplo de como funciona o recurso de capturar um link para ver depois.

 

AGENDA/COMPROMISSOS
Eu criei essa lista. O GTD diz que temos que ter uma agenda e que devemos passar para ela todos os eventos que são compromissos. Eu fazia isso, deu certo e então pensei: E se eu tivesse uma lista de compromissos? Eu anoto o compromisso, REUNIÃO COM DIRETOR na lista AGENDA/COMPROMISSOS, marco o dia de vencimento e coloco um Remind me para uma ou duas horas antes. Faço anotações se forem necessárias no bloco de notas e agrupo por data de término. Pronto, ao olhar para a lista AGENDA/COMPROMISSOS, consigo ver todos os compromissos agendados.

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Exemplos de anotações e de como colocar datas e lembretes (Remind me) nos compromissos.

Um outro truque para essa lista é colocar o lembrete dias ou horas antes da data de vencimento, assim, se pode fazer algum ajuste caso seja necessário.

Certa vez agendei com os colegas para irmos ao cinema ver um filme. Marquei para ser lembrado um dia antes da data agendada. Foi bom, pois minha esposa precisava ir ao médico no mesmo dia da cinema. Liguei para meu amigos um dia antes e informei que chegaria um pouco mais tarde e que só poderia pegar a sessão da noite. Nesse caso claro que não haveria nenhum transtorno, mas e se fosse outra coisa?

PRÓXIMAS AÇÕES, TMIs ou Simplesmente, IMPORTANTES
No GTD uma das coisas mais importantes é definir as próximas ações, elas são o combustível para que a tarefa seja realizada. No ZTD temos as TMIs ou Tarefas Mais Importantes, eles são as tarefas que devem ser feitas, destacadas primeiro e as que demandam ações. A diferença é que no ZTD se pode escolher quais SÃO as Tarefas  Mais Importantes e se pode dedicar mais tempo e esforço nelas. Eu resolvi isso simplesmente colocando uma marca de IMPORTANTE. Assim, tudo que estiver com essa marca, está no topo da lista e em destaque. O legal de Marcar com a Estrela de Importante é que a tarefa não é movida para uma outra lista, ela continua na sua lista original, por exemplo: AGENDA/COMPROMISSOS há um compromisso de ir ao médico e eu não posso faltar essa consulta. Marco com uma estrela e ela é destacada na lista IMPORTANTES, mas continua em minha lista AGENDA/COMPROMISSOS.

OUTRAS LISTAS ou crie suas próprias listas
Vou entrar em um assunto delicado para quem segue a ferro e fogo, ou como se fosse escrito em pedra, os métodos que já mencionei e há um motivo, eu não curto a lista AGUARDANDO e a lista TALVEZ, ALGUM DIA. Simplesmente não funcionam direito comigo. Nos dois métodos você pega uma tarefa em sua caixa de entrada e move ela para uma lista. Bem, antes no entanto, vamos ver que listas são essas?

As listas são como já disse a grande sacada da produtividade, fazer listinhas é tudo, e é verdade. Quando estiver com seu Wunderlist aberto, antes mesmo de começar a anotar na caixa de entrada suas ideias ou tarefas, pense nas listas de contexto que você pode utilizar com mais frequência. As listas te dirão o que fazer, quando estiver em um determinado contexto, situação ou lugar. Por exemplo: Crie uma lista chamada NO COMPUTADOR…, uma VÍDEOS QUE QUERO ASSISTIR, uma COMPRAR… PARA…, outras tantas podem ser criadas, como ESTUDAR…, LER…, VIAJAR PARA… etc. Pense no seu dia a dia, em que contextos você vive e em coisas que gostaria de fazer tudo isso pode virar uma lista. E como funciona?

Vamos lá, a lista te coloca em uma situação, por exemplo: NO COMPUTADOR… o que você faria se estivesse NO COMPUTADOR? Eu escrevo no meu Blog, sendo assim se tenho uma ideia de algo para escrever no meu Blog, escrevo ela em NO COMPUTADOR…, na verdade tudo que tenho que fazer quando estou on-line coloco nessa lista. Se vou a uma livraria e vejo um livro que quero comprar, tiro uma foto dele, e coloco na minha lista COMPARAR… PARA…, gosto do PARA… pois dá um propósito para a compra, assim o livro estaria descrito assim: A CULPA É DAS ESTRELAS… CONHECER ESSE AUTOR, mas poderia ser qualquer outro propósito como: COMPLETAR MINHA COLEÇÃO ou APENAS GOSTEI DO TÍTULO. Isso também vale para me lembrar de alguma ação que tenho que fazer. Se tiver uma torneira na lista COMPRAR… PARA… anoto: TORNEIRA… TROCAR DA PIA DA COZINHA.

As listas são para isso, lhe dizer o que deve ser realizado quando estiver em um determinado contexto. Novamente pense em seu dia a dia, o que você faz, estuda, passeia, visita seus avôs, pega seus filhos no fim de semana, leva o cachorro para passear, jogo RPG uma vez por mês, joga bola todas as quintas, compra livros regularmente, compra jogos de PC regularmente, baixa MP3, viaja todo mês, viaja só nas férias, quer comprar uma smartTV, quer trocar de carro, tem reuniões uma vez por semana, tem que entregar relatórios todos os dias, tem que pesquisar na internet seu apartamento, vai casar, vai ter um filho… pense, pense, pense e então crie suas listas de contexto. Para mim as mais funcionais são AGENDA/COMPROMISSOS e IMPORTANTES.

Agora vamos voltar ao meu motivo de não curtir AGUARDANDO e TALVEZ, ALGUM DIA. A lista para esperar que algo seja realizado por alguém ou de uma resposta de um cliente, amigo ou qualquer pessoa que seja é chamada de AGUARDANDO. Quando eu usei essa lista de contexto, tive alguns problemas, pois aguardar é simplesmente não fazer ação nenhuma, é ficar passivo a acontecimentos que não dependem de você. Eu troquei esse contexto para AGENDA/COMPROMISSOS. Se eu mandei um relatório para a área de vendas, marco na AGENDA/COMPROMISSOS… RESPOSTA DO RELATÓRIO X, marco um dia termino e um lembrete para poder cobrar a área de Vendas sobre meu relatório. Se deleguei algo para alguém marco na AGENDA/COMPROMISSOS quando quero uma resposta do que lhe foi solicitado. E no contexto, TALVEZ, ALGUM DIA é usado para aqueles itens que você não sabe o que fazer com ele, ou nem sabe se realmente vai querer fazer. Digamos que recebeu um e-mail lhe informando um pacote para viajar as ilhas Gregas, mas você não sabe se quer ir. Resolvido coloque em TALVEZ, ALGUM DIA. O Mesmo vale para um livro que foi visto na livraria, mas você não tem certeza se quer comprar ou não, para começar a fazer exercícios, começar uma carreira nova, etc. No meu caso, a minha lista de TALVEZ, ALGUM DIA, se tornou a lista Geral ou DEVCMC, Depois Eu Vejo Com Mais Calma. Não funcionou, sendo assim, criei mais listas de contexto, isso mesmo. Se quero comprar um livro vai para a lista LIVROS QUE QUERO LER, ou para COMPRAR…PARA…, tenho muitas listas, todas voltadas para assuntos que estão no meu dia a dia e nas coisas que gosto, se por ventura surge algo novo que não se encaixa em uma das minhas listas crio uma nova para esse assunto. Depois dou um excluir se for o caso. Tenho listas para LER…, NO TRABALHO…, EM CASA…, FILMES PARA ASSISTIR, LINKS PARA VISITAR…, BLOGAR, PROJETOS, FINANCEIRO, JOBS, etc. São várias listas e por esse motivo que digo para pensar bastante e ir criando listas, crie quantas listas achar necessário, se depois achar que essas listas são muitas e que pode juntar duas ou três em um contexto faça. Por exemplo: junte em EM CASA / Ler / Assistir / Escrever, assim, quando estiver em casa escolha ler algo, assistir algo ou escrever algo que esteja nessa lista de EM CASA… Eu divido as listas que tenho mais tarefas e unifico as que tenho menor periodicidade ou que tem menos tarefas. Eu tenho uma lista YOUTUBE e uma NETFLIX isso porque minha lista de vídeos para assistir no YOUTUBE é grande, em contra partida na minha lista EM CASA está #Noticiário / #Séries / #Revistas / #Quintal / #Manutenção / #ligar para. Todos esses subcontextos unifiquei em EM CASA, pois quando estou em casa pode ser que tenha algo para realizar como limpeza do quintal ou a troca de uma torneira. Talvez possa estar sem nada para fazer e me dar o luxo de assistir uma série de TV ou ler uma revista que está pegando poeira a muito.

Mais poder em suas mãos
Agora vc tem suas listas listadas, putz, ficou horrível essa ultima frase. Bem, vc listou seu seus itens de contexto, talvez até tenha criado os contextos TALVEZ, ALGUM DIA e AGUARDANDO, sem problemas, cada um tem seu jeito de fazer as coisas acontecerem e agora vamos pegar mais alguns truques.

Na versão Wunderlist Pro, há como criar uma rede de trabalhos com seu amigos, antigamente também dava, mas agora só na versão Pro. Mas não fique triste, vou lhes mostrar como podem fazer para que se trabalhe em conjunto, claro que não é a mesma coisa, mas pode ajudar.

Uma maneira de deixar todos que trabalham em um projeto é enviar a lista por e-mail. Envie para os contatos que participam do projeto e solicite feedback, assim você poderá ir concluindo e marcando as etapas que foram concluídas e reenvia no fim do dia para todos.

Faça TAGs (#), utilizar as TAGs facilita a busca de contextos. Quando faço uma anotação na minha lista de contexto EM CASA geralmente uso uma # para identificar o que quero, assim #Série para assistir uma série de TV e #Manutenção para algum conserto. Quando quero filtrar só as séries que quero assistir no digito Série no campo pesquisa ou clico na # e automaticamente só é listado aquela TAG. O mesmo pode ser utilizado para quando você delegar algo para alguém. Digamos que você delegou para seu colega Marcelo de ver as entradas de cinema e também pediu para ele ver o preço de uma blusa para você e ainda está com ele um livro que você quer de volta. Se você não tiver uma lista chamada Marcelo, faça #Marcelo quando for anotar em suas listas de contexto, assim #Marcelo poderia estar na lista COMPRAR… PARA…, LER e CINEMA, quando se digitar no campo pesquisa #Marcelo, todos os contextos com ele irão aparecer.

Use também endereços de e-mails, caso você queira compartilhar algo com alguém escreva o e-mail do destinatário na linha na nota. Por exemplo: EM CASA /  Jogar on-line FIFA #Marcelo marcelorj@email.com.br, dessa maneira se pode enviar rapidamente um e-mail para a pessoa com o quer compartilhar a tarefa ou anotação.

Anexe fotos, vídeos e áudio sempre que achar melhor. Eu geralmente faço uma anotação quando quero comprar algo e incluo uma foto, facilita quando quero lembrar. O mesmo vale para uma ideia, há momentos em que é melhor gravar em áudio e depois escrever. Faça isso vai enriquecer muito mais sua anotação e com toda certeza que dará muito mais material para poder trabalhar. Eu tive uma reunião certa vez agenda e antes de tudo comecei a baixar vídeos no youtube e fazer pequenos notas mentais de áudio. Depois consegui juntar tudo e compartilhar com meus colegas de trabalho. No dia da reunião tinha uma solida apresentação do projeto graças as notas e aos feeds de meus colegas.

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Por hoje é só, espero que tenha sido útil para você que está lendo meu blog, se quiser mais informações e dicas, só me enviar um e-mail.

12 thoughts on “Super dicas de utilização de listas de tarefas no Wunderlist para Android

  1. Parabéns pela clareza e simplicidade nas suas explicações e dicas. Há tempo venho tentando aprender sobre listas, me organizar e atualmente e estou aprendendo a usar o Wunderlist. Obrigado. Abraço

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