Como ser mais produtivo ou… Menos é mais.


di-5UUR

Bom dia a todos meus amigos, estou a alguns meses estudando e implementando métodos de gerenciamento de tempo e produtividade, querendo me tornar um ninja ou um faixa preta como dizem alguns. E o que está acontecendo?

Li  muito, e comecei a implementar o método GTD, de David Allen que está no livro A arte de fazer acontecer. Para me apoiar estou usando um app multiplataforma que já falei muito aqui no blog, o Wunderlist. Entretanto GTD não está sendo o método mais eficiente para mim, consigo anotar tudo, mas fazer acontecer é que é o problema. Fazer as revisões diárias, as revisões semanas e etc. me deixa chateado, pois sempre estou em um momento com pessoas, sim não tenho um sala só para isso e não estou só me referindo somente ao trabalho, em casa também é assim. TV e PC também são vilões, assim como telefonemas no trabalho.

O que está funcionando para mim é o ZTD com algumas aplicações de vida minimalista. Primeiro o Zen To Done, faz as mesmas coisas que o GTD, mas com menos passos, a parte da revisão também me incomoda, mas é menos estressante. Já ter uma vida minimalista me fez lembrar minha fase 5S. Algo que ainda tenho como certos padrões. Gosto de ter coisas apenas necessárias, não sou daqueles que tem coleções de perfumes, tenho só os que uso, o mesmo vale para camisas, sapatos e etc. Tudo que não uso, faço uma doação, meu problema fica apenas para os livros, tenho muitos que ainda nem li.

Se você está procurando um maneira de administrar seu tempo aqui uma pequena dica que funciona para mim, e isso é importante: Cada pessoa vai encontrar seu método, seu eu que funciona, não há uma receita, apenas alguns caminhos e nenhum atalho.

  • Anotar: Sim esse é a dica que posso dizer ser a fundamental, anotar em um único lugar, seja um caderno, uma agenda, um caderneta, um app de lista de tarefas ou de notinhas post-its é o fundamental. Anote, anote tudo. Ideias, pedidos de clientes, pedidos de amigos, compromissos e o que aparecer. Mesmo que vc não tenha o habito de depois gerenciar, como acontece comigo, vc terá pelo menos tudo para vc ver quando parar em algum momento e poder fazer a faxina em suas anotações.
  • Tenha um local que goste fazer anotações: Acredito que o gostar de onde e como se anote deve fazer parte para que a dica anotar funcione. Talvez vc goste de uma agenda de couro, com uma caneta tinteiro, ou quem sabe um caderno estilo artesanal com canetas marcador e adesivos. Para mim usar o smartphone funciona muito bem.
  • Separar o dia em etapas: Descobri que anotar é fundamental, mas o fazer é que é o grande desafio. Consegui verificar que sou mais produtivo na parte da manhã, diferente de minha esposa. Eu tenho muito mais gás na primeira parte do dia e ao longo vou perdendo o gás e a paciência. O problema é que há clientes que só funcionam na segunda parte do dia e o pior, há quem funcione na terceira parte do dia. Eu dividi minha agenda em 3 partes, uma para manhã até a hora do almoço, parte da tarde, depois da hora do almoço até a hora de sair do trabalho e noite quando chego em casa. Coloquei este clientes com horários diferentes em seus horários e assim não fico preso neles na hora que estou pronto para produzir ao máximo. Claro, há as “benditas” urgências e interrupções e isso tem que ser levado como algo que vai acontecer.
  • Não entre na loucura de, Tenho que zerar: Descobri também que não vou conseguir zerar minha lista de tarefas e afazeres. Simplesmente não dá. Há dias em que consigo claro, mas esse não é mais meu objetivo. Faço o que tenho que fazer e na medida que dá. Há dias em que estou com prazo apertado e surge uma reunião, ou um colaborador necessita da minha atenção ou mesmo estou sem criatividade para desenvolver um anúncio. Não entro nessa loucura. Mas como assim? Simplesmente é isso, não deu, não deu.
  • O mais importante primeiro?: Essa é outra pegadinha que há nos métodos que li. O mais importante primeiro, mas o que é importante? É a reunião do chefe ou fazer o anúncio? É passar o job para os colaboradores ou fazer os cronogramas? Tudo é importante. Sair com sua esposa é tão importante quanto resolver uma pendência que um cliente está esperando do outro lado do pais. Apenas são importâncias diferentes, mas todas se não forem feitas irá gerar desconforto em algum momento. Então essa ideia do o que é mais importante primeiro não funcionou para mim. E o que funciona? Negociar o que é mais importante e saber o que vai gerar menos desconforto. Hoje converso, tanto com clientes, quanto com o meu chefe e coloco sempre, como o mais importante, a família. Sim, sempre a família.
  • Menos é mais: Essa frase é a grande sacada de um estilo que utilizo na minha vida hoje. Descubra o que pode ser simplificado, ou que não irá fazer a menor diferença em sua vida. Esse é o meu estilo “Minimalista” de viver minhas tarefas e dominar minha agenda. Anoto muitas ideias, muitas coisas para fazer e crio rotinas. Mas aí vc tem que saber se tudo isso vale a pena. Quero escrever um livro e quero também ver uma série de tv, também quero ir ao cinema, quero aprender a usar uma nova ferramenta, quero caminhar com meu cão, quero namorar minha esposa, quero dar atenção a minha filha, quero jogar RPG com meus amigos, quero…, quero…, quero…, quero… Bem eu quero muitas coisas e o tempo continua o mesmo. Hoje já dividi minha agenda em 3 partes. Isso já me ajuda e claro, corto muita coisa que veja só irá me estressar. Dou uma boa olhada em minhas anotações e vejo o que pode ser feito agora ou em uma semana ou em um mês e o que irá levar mais tempo. Marco reuniões com amigos e faço tudo aos poucos sem presa. Hoje consigo ver dentro da minha agenda o que consigo realizar em algumas horas, em alguns dias, em alguns meses e em alguns anos. Assim, não coloco meu trabalho na frente da minha família e de meus amigos ou vice e versa. Crio uma lista com apenas três tarefas principais, uma rotina semanal e uma agenda mensal. Simplifico tudo e realizo o menos de tarefas usando o máximo de foco. Assim, vou conseguindo concluir tudo.
  • Muitos momentos para pensar: Não ignore o tempo consigo mesmo. Tome um banho mais prolongado e reflita um pouco, pense em como foi seu dia. Ou faça isso enquanto caminha, depois de orar, ou em qualquer momento que consiga ficar com você mesmo. Não se critique, não tenha uma “hora da culpa” tenha uma “hora da verdade”. Não diga simplesmente, amanhã vou conseguir concluir tudo, ou se culpe por não ter zerado sua lista de tarefas. Apenas pense o que levou a não concluir e o que poderia ser feito para melhorar. Também não adianta colocar a culpa no externos… se meu chefe não tivesse me chamado, se o PC não tivesse travado, se minha esposa tivesse mais tempo, se não tivesse chovido hoje e etc. Tudo isso faz parte e sempre irá ter imprevistos. Relaxe e pense sempre em como você pode melhorar, talvez ser menos exigente em suas tarefas, ou quem sabe deixar para ver aquela série nas férias quando comprar o box.

Bem, esses são meus métodos, está funcionando para mim e tenho certeza que você vai encontrar o seu método. Leia, aplique e verifique o que funciona, vale muito a pena. Tenha uma vida muito melhor com uma qualidade de vida que você merece.

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